Главная » Новости » Электронный документооборот: польза или вред?

Электронный документооборот: польза или вред?

Май нынешнего года был ознаменован, своего рода, историческим событием: впервые в России был отправлен юридически значимый электронный счет-фактура. Все организации страны получили долгожданную возможность перевести счета и первичные документы в электронный вид, полностью отказавшись от бумажных архивов. Кроме этого, теперь даже во время налоговых проверок документы распечатывать не придется. Казалось бы, такое нововведение существенно упрощает и облегчает труд учетных работников. Однако по прошествии времени довольно часто стали появляться мнения бухгалтеров о том, что старая система была гораздо удобнее нынешней. Так ли это?

В частности, наиболее распространенным можно считать мнение о том, что бумажные документы гораздо дешевле, чем электронные. Реплику «Дорого!» чаще всего произносят те, кто недавно узнал стоимость отправки электронного документа: в среднем она составляет от трех до семи рублей. Однако эти умозаключения исходят из того, что бумажный документооборот изначально считается бесплатным. Многим бухгалтерам никогда не приходит в голову посчитать стоимость одного бумажного документа и сколько платится за его отправку проверяющим или контрагенту. Так что в этом плане электронная документация значительно выигрывает.

Еще одним очевидным преимуществом электронного документооборота можно считать оптимизацию учетного процесса или, говоря простым языком, - полный порядок в бухгалтерии. Естественно, качественное бухгалтерское обслуживание такой порядок поддержит и с бумажными документами. Другой вопрос, сколько человеческих сил и времени будет затрачено на этот бесполезный труд, сколько раз работнику придется остаться в офисе сверхурочно, роясь в бумажных архивах и закрывая «хвосты».

Вышеперечисленное нетрудно подтвердить с помощью простых расчетов. К примеру, крупная организация использует в месяц около 30 пачек бумаги, или 360 упаковок в год. Архив документов, хранящихся на этих листах, составляет более двух тысяч пачек за пять лет. Содержать такой архив, искать в нем нужные документы – практически непосильная задача, не говоря уже о том, что будет, если один из нужных документов будет утерян.

Еще одна проблема бумажного документооборота возникает при проведении годовой инвентаризации, когда акты сверок приходят несвоевременно. Некоторые крупные организации должны подписать акты сверки более чем с 50-тью тысячами контрагентов в срок, что порой бывает затруднительно из-за перебоев в работе почты. С помощью электронных документов эти трудности полностью устраняются. 


Задайте бесплатный вопрос юристу!